Surat lamaran kerja adalah salah satu dokumen penting yang harus disiapkan oleh para pencari kerja. Surat ini berfungsi sebagai perkenalan diri, penjelasan minat dan kualifikasi, serta permohonan untuk mengikuti proses seleksi pekerjaan. Surat lamaran kerja harus ditulis dengan baik, menarik, dan sesuai dengan standar profesional agar dapat meningkatkan peluang diterima oleh perusahaan yang dituju.
Konsep Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja adalah surat resmi yang memiliki tujuan persuasif, yaitu meyakinkan pihak penerima bahwa pelamar adalah kandidat yang tepat untuk posisi yang dilamar. Oleh karena itu, surat lamaran kerja harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
- Sesuai dengan informasi lowongan pekerjaan, baik mengenai posisi, kualifikasi, persyaratan, maupun batas waktu pengiriman.
- Menyampaikan informasi yang relevan, akurat, dan lengkap tentang diri pelamar, seperti identitas, pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan, prestasi, dan motivasi.
- Menggunakan bahasa yang formal, sopan, jelas, dan efektif. Hindari penggunaan singkatan, jargon, atau bahasa sehari-hari yang tidak baku.
- Memiliki struktur yang rapi, logis, dan sistematis. Gunakan paragraf untuk membagi isi surat menjadi bagian-bagian yang berbeda.
- Memiliki tata letak yang sesuai dengan format surat resmi. Gunakan margin, spasi, huruf kapital, tanda baca, dan penomoran halaman yang konsisten.
- Memiliki penulisan yang rapi dan bebas dari kesalahan ejaan, tata bahasa, atau tanda baca. Gunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker untuk memeriksa dan memperbaiki kesalahan penulisan.
Unsur Penting Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja terdiri dari beberapa unsur penting yang harus disertakan dalam isi surat. Unsur-unsur tersebut adalah:
- Kop surat. Kop surat berisi informasi tentang identitas pengirim dan penerima surat. Informasi ini meliputi nama lengkap, alamat, nomor telepon, email, tanggal pengiriman surat, nama perusahaan atau instansi penerima surat, alamat perusahaan atau instansi penerima surat. Kop surat biasanya ditulis di bagian atas halaman dengan rata kanan atau rata kiri.
- Salam pembuka. Salam pembuka adalah ucapan hormat atau sapaan kepada pihak penerima surat. Salam pembuka biasanya ditulis di bawah kop surat dengan rata kiri dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh salam pembuka adalah “Kepada Yth.,”, “Dengan Hormat,”, “Dear Sir/Madam,”.
- Paragraf pembuka. Paragraf pembuka adalah bagian pertama dari isi surat yang berfungsi sebagai perkenalan diri pelamar dan sumber informasi lowongan pekerjaan. Paragraf pembuka biasanya terdiri dari satu atau dua kalimat yang menjelaskan siapa pelamar, posisi apa yang dilamar, dan dari mana pelamar mendapatkan informasi lowongan pekerjaan tersebut. Contoh paragraf pembuka adalah “Saya yang bertanda tangan di bawah ini, Ahmad Fauzi Putra Laksana, lulusan S1 Teknik Informatika Universitas Lampung tahun 2023. Saya bermaksud mengajukan lamaran kerja sebagai Web Developer di PT XYZ sesuai dengan iklan lowongan pekerjaan yang saya lihat di website Jobstreet.com pada tanggal 1 September 2023.”
- Paragraf isi. Paragraf isi adalah bagian utama dari isi surat yang berfungsi sebagai penjelasan minat, kualifikasi, dan kompetensi pelamar untuk posisi yang dilamar. Paragraf isi biasanya terdiri dari dua atau tiga paragraf yang masing-masing membahas tentang pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan, prestasi, dan motivasi pelamar. Paragraf isi harus disesuaikan dengan persyaratan dan kriteria yang diminta oleh perusahaan atau instansi penerima surat. Contoh paragraf isi adalah “Saya memiliki latar belakang pendidikan yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang saya lamar. Saya lulus dengan predikat cum laude dengan IPK 3.75 dari program studi Teknik Informatika Universitas Lampung. Selama kuliah, saya aktif mengikuti berbagai kegiatan akademik dan non-akademik, seperti seminar, workshop, lomba, dan organisasi. Saya juga pernah menjadi asisten dosen dan asisten laboratorium untuk beberapa mata kuliah terkait dengan web development.”
- Paragraf penutup. Paragraf penutup adalah bagian terakhir dari isi surat yang berfungsi sebagai permohonan untuk mengikuti proses seleksi pekerjaan dan ucapan terima kasih kepada pihak penerima surat. Paragraf penutup biasanya terdiri dari satu atau dua kalimat yang menyatakan harapan pelamar untuk dapat dihubungi dan diundang untuk wawancara atau tes selanjutnya. Paragraf penutup juga harus menyertakan informasi kontak pelamar, seperti nomor telepon atau email, agar pihak penerima surat dapat mudah menghubungi pelamar. Contoh paragraf penutup adalah “Saya sangat berminat untuk bergabung dengan PT XYZ dan berkontribusi dalam pengembangan website perusahaan. Saya siap untuk mengikuti proses seleksi pekerjaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Saya lampirkan curriculum vitae, ijazah, transkrip nilai, sertifikat, dan portofolio saya sebagai bahan pertimbangan. Anda dapat menghubungi saya melalui nomor telepon 08123456789 atau email ahmad.fauzi@gmail.com. Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.”
- Salam penutup. Salam penutup adalah ucapan hormat atau penghormatan kepada pihak penerima surat. Salam penutup biasanya ditulis di bawah paragraf penutup dengan rata kanan dan diakhiri dengan tanda koma. Contoh salam penutup adalah “Hormat saya,”, “Sincerely,”, “Best regards,”.
- Tanda tangan. Tanda tangan adalah bukti otentikasi dan identitas pengirim surat. Tanda tangan biasanya ditulis di bawah salam penutup dengan menggunakan tinta hitam atau biru. Tanda tangan harus sesuai dengan nama lengkap pelamar yang tercantum di kop surat.
- Nama lengkap. Nama lengkap adalah nama pelamar yang ditulis di bawah tanda tangan dengan huruf kapital atau cetak. Nama lengkap harus sesuai dengan nama pelamar yang tercantum di kop surat dan dokumen pendukung lainnya.
- Lampiran. Lampiran adalah dokumen-dokumen pendukung yang disertakan bersama dengan surat lamaran kerja. Lampiran biasanya berisi curriculum vitae, ijazah, transkrip nilai, sertifikat, portofolio, dan dokumen lainnya yang relevan dengan posisi yang dilamar. Lampiran harus ditulis di bawah nama lengkap dengan rata kiri dan disebutkan jumlahnya dalam bentuk angka romawi atau huruf. Contoh lampiran adalah “Lampiran: 5 lembar” atau “Enclosure: A-E” .
Ciri Kebahasaan Surat Lamaran Kerja
Surat lamaran kerja memiliki ciri kebahasaan yang khas dan berbeda dengan jenis surat lainnya. Ciri kebahasaan tersebut antara lain:
- Menggunakan kata ganti orang pertama tunggal (saya) untuk menyatakan identitas dan kualifikasi pelamar.
- Menggunakan kata kerja bantu modal (bisa, dapat, mampu, siap) untuk menyatakan kemampuan dan kesiapan pelamar.
- Menggunakan kata sifat positif (baik, profesional, kompeten, berpengalaman, berprestasi) untuk menyatakan kualitas dan keunggulan pelamar.
- Menggunakan kata hubung (dan, serta, juga, karena, sehingga) untuk menghubungkan kalimat-kalimat yang berkaitan dengan latar belakang, alasan, dan tujuan pelamar.
- Menggunakan kata tanya (apa, siapa, bagaimana, mengapa) untuk mengajukan pertanyaan atau permintaan kepada pihak penerima surat.
- Menggunakan kata hormat (hormat, terima kasih, mohon) untuk menyatakan sikap sopan dan menghargai kepada pihak penerima surat.
Tips Menulis Surat Lamaran Kerja
Menulis surat lamaran kerja tidaklah sulit jika kita mengetahui konsep, unsur penting, dan ciri kebahasaannya. Namun, ada beberapa tips yang dapat membantu kita menulis surat lamaran kerja yang lebih baik dan efektif. Tips tersebut antara lain:
- Lakukan riset tentang perusahaan atau instansi yang dituju. Cari tahu visi, misi, nilai, produk, layanan, budaya, dan prestasi perusahaan atau instansi tersebut. Hal ini dapat membantu kita menyesuaikan surat lamaran kerja dengan kebutuhan dan harapan pihak penerima surat.
- Sesuaikan surat lamaran kerja dengan posisi yang dilamar. Jangan menggunakan surat lamaran kerja yang sama untuk setiap lowongan pekerjaan yang kita lamar. Buatlah surat lamaran kerja yang spesifik dan relevan dengan posisi yang kita inginkan. Tunjukkan bahwa kita memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang sesuai dengan kriteria yang dicari oleh perusahaan atau instansi tersebut.
- Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan jelas. Hindari penggunaan kalimat yang panjang, berbelit-belit, atau ambigu. Gunakan kata-kata yang mudah dipahami dan sesuai dengan konteks surat. Jangan menuliskan informasi yang tidak penting atau berlebihan. Fokuskan pada poin-poin utama yang ingin kita sampaikan kepada pihak penerima surat.
- Gunakan contoh atau bukti untuk mendukung pernyataan kita. Jangan hanya menuliskan klaim atau opini tanpa adanya contoh atau bukti yang nyata. Berikan contoh atau bukti yang dapat menunjukkan bahwa kita memiliki prestasi, pengalaman, atau kemampuan yang relevan dengan posisi yang dilamar. Contoh atau bukti tersebut dapat berupa angka, data, proyek, sertifikat, penghargaan, testimoni, atau portofolio.
- Periksa kembali surat lamaran kerja sebelum mengirimnya. Pastikan bahwa surat lamaran kerja sudah bebas dari kesalahan ejaan, tata bahasa, atau tanda baca. Gunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker untuk memeriksa dan memperbaiki kesalahan penulisan. Baca kembali surat lamaran kerja secara teliti dan kritis. Mintalah bantuan orang lain untuk memberikan masukan atau saran tentang surat lamaran kerja kita.