Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Desain Organisasi
1. Strategi untuk Mencapai Tujuan Perusahaan
Strategi adalah rencana jangka panjang yang dirancang untuk mencapai tujuan tertentu. Strategi ini menjadi pemandu bagi struktur organisasi karena akan menentukan cara wewenang dan komunikasi diatur antara manajer dan sub-unit. Struktur organisasi harus disesuaikan dengan tujuan strategis perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan yang fokus pada inovasi mungkin akan memiliki struktur yang lebih fleksibel dan desentralisasi pengambilan keputusan, sementara perusahaan yang fokus pada efisiensi operasional mungkin mengutamakan struktur yang lebih terpusat dan formal.
2. Teknologi yang Digunakan
Teknologi yang digunakan dalam suatu organisasi memengaruhi bagaimana struktur organisasi dirancang. Teknologi yang lebih kompleks dan berintensitas tinggi seperti dalam industri manufaktur atau otomotif memerlukan spesialisasi yang lebih besar dalam kegiatan operasionalnya. Misalnya, dalam industri mobil, teknologi produksi massal mengharuskan adanya spesialisasi tinggi dalam tugas-tugas produksi, serta standarisasi dan koordinasi yang sangat ketat. Di sisi lain, organisasi yang bergerak dalam bidang yang lebih dinamis seperti teknologi informasi, mungkin lebih membutuhkan fleksibilitas dan kolaborasi antar fungsi.
3. Orang yang Dipekerjakan
Sumber daya manusia adalah elemen penting dalam desain organisasi. Keahlian, pengalaman, dan jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh suatu organisasi akan mempengaruhi cara tugas-tugas dibagi dan dikelola. Misalnya, organisasi yang memiliki banyak tenaga kerja terampil akan lebih mudah mengimplementasikan spesialisasi dalam tugas-tugas mereka. Sumber daya manusia juga berperan dalam menentukan tingkat pengambilan keputusan dalam organisasi, baik itu terpusat (centralized) atau terdesentralisasi (decentralized).
4. Ukuran Organisasi
Ukuran organisasi, baik secara keseluruhan maupun pada level-unit tertentu, sangat memengaruhi desain struktur organisasi. Organisasi yang lebih besar cenderung memiliki lebih banyak spesialisasi dan tingkat formalitas yang lebih tinggi dalam pengaturan tugas dan hubungan kerja. Sebaliknya, organisasi yang lebih kecil mungkin lebih fleksibel dan kurang formal dalam pengelolaannya. Selain itu, ukuran organisasi juga berpengaruh pada jumlah unit-unit dalam struktur dan bagaimana unit-unit tersebut dihubungkan satu sama lain.
Unsur-Unsur Struktur Organisasi
Untuk memahami lebih dalam mengenai desain organisasi, kita perlu melihat lima unsur utama dalam struktur organisasi, yang merupakan dasar dari pembagian dan pengaturan tugas dalam organisasi.
1. Spesialisasi Aktivitas
Spesialisasi aktivitas berkaitan dengan pembagian tugas antara individu atau kelompok kerja dalam organisasi. Setiap orang atau kelompok akan diberikan tugas tertentu yang berkaitan dengan keterampilan atau bidang keahlian mereka. Pembagian kerja ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas, karena setiap individu fokus pada bidang yang mereka kuasai.
2. Standarisasi Aktivitas
Standarisasi aktivitas adalah proses pengaturan prosedur, metode, dan standar yang digunakan dalam menyelesaikan tugas dalam organisasi. Ini menciptakan keseragaman dalam cara kerja di seluruh organisasi dan mengurangi variabilitas dalam hasil yang dicapai.
3. Koordinasi Aktivitas
Koordinasi adalah proses untuk menyatukan berbagai aktivitas dalam organisasi agar berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan yang sama. Koordinasi memastikan bahwa semua bagian organisasi saling bekerja sama, dan tidak ada yang bekerja secara terpisah atau bertentangan satu sama lain.
4. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan
Sentralisasi merujuk pada pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas, sementara desentralisasi memberikan kewenangan pengambilan keputusan kepada manajer di tingkat yang lebih rendah. Desentralisasi sering kali diterapkan dalam organisasi yang lebih besar, yang membutuhkan fleksibilitas dan kemampuan untuk merespons perubahan dengan cepat.
5. Ukuran Unit Kerja
Ukuran unit kerja berhubungan dengan jumlah individu dalam satu unit atau departemen. Unit yang lebih besar cenderung memiliki lebih banyak spesialisasi dan formalitas, sementara unit yang lebih kecil bisa lebih fleksibel dan cepat dalam pengambilan keputusan.
Bagan Organisasi dan Peranannya dalam Struktur Organisasi
Bagan organisasi merupakan representasi visual dari struktur organisasi. Bagan ini menggambarkan bagaimana tugas dan wewenang dibagi di dalam organisasi, serta hubungan formal antar unit dan pejabat yang bertanggung jawab. Dengan adanya bagan organisasi, pihak-pihak yang terlibat dapat dengan mudah memahami pembagian kerja, hubungan atasan-bawahan, dan kewajiban masing-masing unit dalam organisasi.
Beberapa hal penting yang dapat dilihat dari bagan organisasi antara lain:
- Tata pembagian kerja antar unit-unit organisasi.
- Hubungan kerja antara manajer dan pejabat di bawahnya.
- Jenis-jenis pekerjaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing unit.
- Pelaksanaan departementalisasi dalam organisasi.
- Jenjang jabatan dari yang tertinggi hingga yang terendah.
Desain Organisasi yang Digunakan oleh Perusahaan
Setiap organisasi dapat memilih desain organisasi yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka. Beberapa desain organisasi yang umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar dan terkenal adalah sebagai berikut:
1. Struktur Sederhana
Banyak perusahaan yang dimulai dengan struktur sederhana, terutama usaha-usaha kecil atau wiraswasta. Struktur ini biasanya hanya terdiri dari pemilik dan beberapa karyawan yang menangani semua tugas secara langsung. Struktur sederhana ini tidak terlalu formal, namun memungkinkan fleksibilitas dalam pengambilan keputusan. Meskipun terkesan kurang terstruktur, struktur sederhana bisa sangat efektif dalam situasi-situasi tertentu, terutama di tahap awal perkembangan perusahaan.
2. Struktur Fungsional
Struktur fungsional adalah salah satu bentuk struktur organisasi yang paling umum digunakan. Dalam struktur ini, organisasi dibagi berdasarkan fungsi-fungsi utama seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan sumber daya manusia. Setiap departemen di dalam organisasi memiliki manajer yang bertanggung jawab atas kinerja dan operasi dalam bidang tersebut. Kelebihan struktur ini adalah efisiensi yang diperoleh dari spesialisasi fungsi-fungsi tertentu. Namun, kelemahannya adalah kurangnya koordinasi antar departemen, yang dapat mengarah pada silo atau kurangnya pandangan terhadap tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Struktur Divisional
Struktur divisional membagi organisasi menjadi beberapa divisi yang relatif otonom, yang masing-masing bertanggung jawab untuk produk, layanan, atau pasar tertentu. Setiap divisi memiliki manajer yang bertanggung jawab atas kinerja divisinya. Keuntungan utama dari struktur ini adalah fokus pada hasil atau kinerja masing-masing divisi. Namun, kelemahannya adalah adanya duplikasi fungsi dan sumber daya antara divisi-divisi yang terpisah.
Kesimpulan
Desain organisasi yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mencapai tujuannya dengan efektif dan efisien. Faktor-faktor seperti strategi, teknologi, sumber daya manusia, dan ukuran organisasi akan memengaruhi bagaimana struktur organisasi dirancang. Setiap desain organisasi, apakah itu sederhana, fungsional, atau divisional, memiliki kelebihan dan kekurangan yang perlu dipertimbangkan oleh manajemen. Dalam memilih desain organisasi, perusahaan harus menyesuaikan dengan kondisi dan tujuan mereka, serta memastikan bahwa struktur yang diterapkan mendukung pencapaian visi dan misi organisasi tersebut.
Referensi:
- Robbins, Stephen. Manajemen. Jakarta: PT Prenhalindo, 1999.
- Subardi, Agus. Manajemen Pengantar. Yogyakarta: STIM YKPN, 2008.