Audit Kepegawaian : Manfaat, Tujuan, Pendekatan Penelitian, Instrumen-instrumen dan Laporan

Pengertian Audit Kepegawaian.

Manajemen Audit yaitu merupakan suatu evolusi yang bersifat mandiri, bebas, selektif, analisis, obyektif, sistimatis, oleh karena itu manajemen audit di perlukan oleh audit pegawai sebagai pengelolaan sumber daya manusia baik yang menyangkut kualitas keterampilan maupun jumlah personalia yang memadai baik menyangkut administrasi kepegawaian, pendidikan dan lain-lain. Jadi audit pegawai adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan/perbaikan kegiatan[1].

Semua kegiatan yang terjadi terutama yang menyangkut SDM semuanya perlu di audit. Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim Audit harus mengumpulkan informasi dari karyawan mengenai gaji, tunjangan, bantuan perencanaan karir dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.

Audit pegawai (SDM) dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi yakni sebagai berikut :

  1. Ketika dirasa perlu oleh manejemen puncak.
  2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan.
  3. Ketika seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen SDM.
  4. Ketika perusahaan mengalami penurunan bisnis, ancaman sedikit pekerja, dan peraturan karyawan yang tinggi sekali.
  5. Ketika menguatkan SDM dalam praktik dan sistem SDM perusahaan.

Audit ini dilaksanakan secara interen oleh Departemen Audit yang ada dalam perusahaan. Audit ini dilaksanakan sebagai fungsi penilaian yang bebas di bentuk di dalam suatu organisasi perusahaan terutama dengan SDM. Tujuan dari Audit ini adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif.

Pelaksanaan audit juga harus mencakup perencanaan audit. Pengujian evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit dan penindaklanjutan hasil audit.

Sumber data audit kepegawaian untuk keperluan audit dapat di diperoleh antara lain yaitu :

  1. Pemeriksaan fisik.
  2. Konfirmasi.
  3. Dokumentasi.
  4. Observasi.
  5. Pertanyaan pada klien.

Manfaat Audit Kepegawaian.

Agar audit kepegawaian mencapai sasarannya, perlu dipahami berbagai manfaat yang ada seperti[2] :

  1. Identifikasi yang tepat tentang sumbangan yang dapat dan harus diberikan oleh bagian kepegawaian kepada organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya
  2. Menumbuhkan citra professional dari bagian kepegawaian, bukan hanya karena mampu merumuskan kebijaksanaan yang tepat, tetapi juga karena peranannya menjembatani kepentingan para pekerja dengan kepentingan organisasi sebagai keseluruhan
  3. Mendorong para pejabat dan petugas pengelola sumberdaya manusia untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya.
  4. Kejelasan tugas, wewenang dan tanggungjawab bagian kepegawaian agar tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab para manajer fungsional dan operasional, yang dalam banyak organisasi sering menjadi salah satu sumber ketidakserasian hubungan kerja.
  5. Mendorong keseragaman penerapan berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
  6. Meningkatkan kemampuan bagian kepegawaian bersikap proaktif dalam arti mampu mengantisipasi kemungkinan timbulnya permasalahan dan mengambil langkah-langkah  yang diperlukan sedemikian rupa sebelum permasalahan itu berubah menjadi krisis.
  7. Menjamin ketaatan organisasi beserta seluruh komponennya kepada berbagai peraturan perundang-undangan yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang serta ketentuan-ketentuan yang berlaku khusus bagi organisasi yang bersangkutan,
  8. Turut serta memikirkan dan berperan dalam meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas kerja seluruh pekerja.
  9. Menciptakan iklim kerja sedemikian rupa sehingga para anggota organisasi, termasuk yang berkarya dibagian kepegawaian, siap secara teknikal dan mental menerima perubahan yang akan terjadi.
  10. Menjamin bahwa sistem informasi kepegawaian selalu mutakhir, akurat, dapat dipercayai dan mudah digunakan untuk berbagai kepentingan seperti untuk rekrumen, perencanaan karir, pembinaan pegawai dan pengembangan sumberdaya manusia.

Tujuan Audit Kepegawaian.

Tujuan Audit kepegawaian adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk :