Pengertian Audit Kepegawaian.

Manajemen Audit yaitu merupakan suatu evolusi yang bersifat mandiri, bebas, selektif, analisis, obyektif, sistimatis, oleh karena itu manajemen audit di perlukan oleh audit pegawai sebagai pengelolaan sumber daya manusia baik yang menyangkut kualitas keterampilan maupun jumlah personalia yang memadai baik menyangkut administrasi kepegawaian, pendidikan dan lain-lain. Jadi audit pegawai adalah pemeriksaan kualitas secara menyeluruh kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitik beratkan pada peningkatan/perbaikan kegiatan[1].

Semua kegiatan yang terjadi terutama yang menyangkut SDM semuanya perlu di audit. Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan. Tim Audit harus mengumpulkan informasi dari karyawan mengenai gaji, tunjangan, bantuan perencanaan karir dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.

Audit pegawai (SDM) dapat dilaksanakan dalam beberapa situasi yakni sebagai berikut :

1. Ketika dirasa perlu oleh manejemen puncak.
2. Ketika suatu kekuatan eksternal yang memaksa suatu tinjauan.
3. Ketika seorang manajer baru yang bertanggung jawab atas departemen SDM.
4. Ketika perusahaan mengalami penurunan bisnis, ancaman sedikit pekerja, dan peraturan karyawan yang tinggi sekali.
5. Ketika menguatkan SDM dalam praktik dan sistem SDM perusahaan.

Audit ini dilaksanakan secara interen oleh Departemen Audit yang ada dalam perusahaan. Audit ini dilaksanakan sebagai fungsi penilaian yang bebas di bentuk di dalam suatu organisasi perusahaan terutama dengan SDM. Tujuan dari Audit ini adalah untuk membantu setiap SDM dalam melaksanakan tanggung jawab mereka secara efektif.

Pelaksanaan audit juga harus mencakup perencanaan audit. Pengujian evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil-hasil audit dan penindaklanjutan hasil audit.

Sumber data audit kepegawaian untuk keperluan audit dapat di diperoleh antara lain yaitu :

1. Pemeriksaan fisik.
2. Konfirmasi.
3. Dokumentasi.
4. Observasi.
5. Pertanyaan pada klien.

Manfaat Audit Kepegawaian.

Agar audit kepegawaian mencapai sasarannya, perlu dipahami berbagai manfaat yang ada seperti[2] :

1. Identifikasi yang tepat tentang sumbangan yang dapat dan harus diberikan oleh bagian kepegawaian kepada organisasi dalam usaha mencapai tujuan dan berbagai sasarannya
2. Menumbuhkan citra professional dari bagian kepegawaian, bukan hanya karena mampu merumuskan kebijaksanaan yang tepat, tetapi juga karena peranannya menjembatani kepentingan para pekerja dengan kepentingan organisasi sebagai keseluruhan
3. Mendorong para pejabat dan petugas pengelola sumberdaya manusia untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya.
4. Kejelasan tugas, wewenang dan tanggungjawab bagian kepegawaian agar tidak terjadi tumpang tindih atau duplikasi dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab para manajer fungsional dan operasional, yang dalam banyak organisasi sering menjadi salah satu sumber ketidakserasian hubungan kerja.
5. Mendorong keseragaman penerapan berbagai kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
6. Meningkatkan kemampuan bagian kepegawaian bersikap proaktif dalam arti mampu mengantisipasi kemungkinan timbulnya permasalahan dan mengambil langkah-langkah  yang diperlukan sedemikian rupa sebelum permasalahan itu berubah menjadi krisis.
7. Menjamin ketaatan organisasi beserta seluruh komponennya kepada berbagai peraturan perundang-undangan yang diterbitkan oleh instansi pemerintah yang berwenang serta ketentuan-ketentuan yang berlaku khusus bagi organisasi yang bersangkutan,
8. Turut serta memikirkan dan berperan dalam meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas kerja seluruh pekerja.
9. Menciptakan iklim kerja sedemikian rupa sehingga para anggota organisasi, termasuk yang berkarya dibagian kepegawaian, siap secara teknikal dan mental menerima perubahan yang akan terjadi.
10. Menjamin bahwa sistem informasi kepegawaian selalu mutakhir, akurat, dapat dipercayai dan mudah digunakan untuk berbagai kepentingan seperti untuk rekrumen, perencanaan karir, pembinaan pegawai dan pengembangan sumberdaya manusia.

Tujuan Audit Kepegawaian.

Tujuan Audit kepegawaian adalah untuk mengevaluasi kegiatan SDM dengan maksud untuk :

1. Menilai efektivitas SDM.
2. Mengenai aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki.
3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam.
4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan dan membuat rekomendasi utuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Pendekatan Penelitian Audit Kepegawaian.

Ada beberapa pendekatan yang biasa digunakan oleh sebuah organisasi/ perusahaan dalam melakukan penelitian yaitu[3] :

1. Riset Terapan (Applied Research)

Riset ini dterapkan untuk mengevaluasi aktivitas-aktivitas SDM.

2. Pendekatan Komperatif (Compratif Approach)

Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model, setelah itu membandingkan hasil atau prosedur mereka dengan perusahaan lain tersebut. Pendekatan komperatif kerap digunakan untuk membandingkan masalah ketidakhadiran, perputaran karyawan, dan data gaji.

3. Pendekatan Otoritas Pihak Luar (Outside Authority Approach)

Seorang auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian yang standarnya ditentukan oleh konsultan dari temuan penelitian yang sudah dipbulikasikan kemudian dijadikan standar atas kegiatan dan selanjutnya dievaluasi

4. Pendekatan Statistik (Statical Approach)

Pendekatan ini untuk mengukur statistikal kinerja berdasarkan sistim informasi perusahaan yang ada. Contoh catatan yang mengungkap tingkat ketidak hadiran dan perbuatan karyawan

5. Pendekatan Kepatuhan (Complieance Approach)

Metode ini meninjau praktik-praktik di masa lalu untuk menentukan apakah tindakan-tindakan tersebut telah sesuai terjadi penyimpangan-penyimpangan hukum

6. Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Manajemen By Object)

Pendekatan ini adalah untuk meminta staf SDM dan manajer menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.

Instrumen-instrumen Audit Kepegawaian.

Dalam pengumpulan informasi tentang aktivitas pegawai, ada beberapa instrumen yang dapat digunakan, yaitu[4] :

1. Wawancara (Interview)

Teknik ini merupakan salah satu teknik yang peling popular dalam mengumpulkan informasi dalam rangka menyelenggarakan audit kepegawaian.

Wawancara yang diselenggarakan dengan para manajer operasional dimaksudkan untuk memperoleh tanggapan, pandangan dan saran mereka tentang berbagai aspek pengelolaan sumberdaya manusia. Jika ternyata pendapat para manajer tersebut benar tetapi berbeda dengan pandangan para pengelola sumberdaya manusia, maka hal tersebut harus dipertimbangkan dan apabila perlu dilakukan perubahan seperlunya.

2. Informasi Eksternal

Merupakan tindakan yang bijaksana apabila tim peneliti tidak membatasi diri dapa pengumpulan informasi yang hanya dari alam organisasi saja. Informasi dari luar pun sangat penting dikumpulkan dan digunakan sebagai bahan perbandingan. Sumber-sumber utama informasi eksternal yang dapat digali ialah instansi pemerintah, kamar dagang, dan industry dari berbagai asosiasi.

3. Kuesioner/Survei

Kuesioner merupakan salah satu metode yang diarahkan pada penggalian informasi tentang sikap para obyek penelitian. Salah satu manfaat penggunaan teknik ini ialah para responden tidak diharuskan mengungkapkan idntitasnya, jawaban yang diperoleh pada umumnya bersifat obyektif dan dinyatakan secara terus terang, manfaat lainnya yakni jumlah responden yang capai relative besar.

Adapun kelemahan dari metode ini ialah kemungkinan jawaban yang tidak rasional dan interpretasi responden yang tidak tepat tentang makna pernyataan yang terdapat dalam kuesioner.

4. Arsip Kepegawaian

Perlunya arsip kepegawaian disebabkan karena tidak semua informasi yang didapat digali dari metode-metode yang lain. Apabila arsip kepegawaian tersebut dikelola dengan baik, maka berbagi informasi yang dapat digali dari dalamnya seperti informasi keselamatan kerja, kondisi kesehatan karyawan, jenis dan bentuk karyawan, intentitas keluhan, penggajian, tingkat kemangkiran, tingkat perpindahan, hasil berbagai tes yang pernah diselenggarakan, mutasi kepegawaian, hasil pendidian dan pelatihan serta hubungan industrial, mungkin juga berbagai aspek kepegawaian lainnya yang terdapat dalam arsip kepegawaian[5].

Laporan Audit Kepegawaian.

Laporan Audit adalah diskripsi komprehensif yang berisi hasil olahan temuan dan kegiatan audit kepegawaian yang meliputi penghargaan terhadap praktik-praktik efektif maupun yang tidak efektif, laporan audit kepegawaian kerap terjadi dari beberapa bagian yang ditunjukkan kepada :

1. Laporan untuk menajer-manajer lini.
2. Laporan untuk manajer kepegawaian.
3. Laporan untuk manajer sumber daya.

Laporan Audit pada umumnya berisikan beberapa hal yang harus ada, seperti berikut :

1. Judul
2. Daftar isi
3. Ringkasan dan simpulan berguna untuk pemimpin eksekutif puncak.
4. Masalah-masalah pokok (Tujuan Audit, Analisis, Evaluasi dan sebagainya)
5. Kesimpulan dan saran
6. Tubuh (berisi data fakta, pandangan alasan yang merupakan dasar kesimpulan dan saran).
7. Sumber data.
8. Lampiran yang dianggap penting.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan laporan audit yakni sebagai berikut[6]:

1. Tersusun secara sistematik sehingga mudah dipahami.
2. Bahasa yang digunakan haruslah sedemikian rupa dan istilah yang digunakan pun haruslah istilah-istilah yang tidak asing bagi yang menerima laporan tersebut sehingga tidak menimbulkan interpretasi yang tidak tepat.
3. Informasi harus memenuhi persyaratan kemutakhiran, kelengkapan dan dapat dipercaya.
4. Laporan yag tersusun harus bersifat faktual.
5. Laporan harus dapat digunakan untuk berbagai kepentingan manajemen SDM dimasa yang akan datang.

[1] Bessler, Garly, Manajemen Sumberdaya Manusia, Jakarta: PT. Indeks Kelompok Gramedia, 2005.

[2] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23, Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal. 355

[3] Rivai, Veithzal, Manajemen SDM Untuk Perusahaan, Jakarta: PT. Raja Grafindo Persada, 2004

[4] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23, Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 363.

[5] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23, Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 367.

[6] Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia, Ed. 1, Cet. 23, Jakarta: Bumi Aksara, 2015. Hal 368.