Daftar Isi
Hampir seluruh jurnal ilmiah daring di Indonesia dan berbagai belahan dunia kini mengelola alur penerbitan naskah mereka menggunakan platform Open Journal Systems (OJS), sebuah perangkat lunak manajemen publikasi berbasis web sumber terbuka (open source) yang dikembangkan oleh Public Knowledge Project (PKP). Bagi akademisi, memahami cara mengoperasikan sistem OJS adalah keterampilan teknis wajib agar naskah hasil penelitian dapat diserahkan dan diproses secara lancar tanpa kendala administratif.
Mempersiapkan Berkas Sebelum Membuka Portal OJS
Sebelum melakukan proses submisi, pastikan Anda telah menyiapkan dokumen berikut di komputer Anda:
- Naskah Lengkap (Blind Manuscript): Berkas dokumen (.docx) yang telah disesuaikan dengan template jurnal dan telah dihapus nama pengarang, afiliasi, serta ucapan terima kasih guna memenuhi kaidah Double-Blind Peer Review.
- Surat Pengantar (Title Page): Berkas terpisah yang memuat judul naskah, data lengkap seluruh pengarang, email korespondensi, afiliasi resmi, dan nomor telepon seluler.
- Surat Pernyataan Etika (Ethical Statement/Author Agreement): Jika jurnal mewajibkan formulir keaslian karya bermaterai.
Langkah Demi Langkah Submisi di OJS Versi 3
OJS versi 3 memiliki antarmuka yang bersih dan membagi proses pengiriman naskah ke dalam lima langkah interaktif:
- Langkah 1 – Memulai Pengajuan (Start): Pilih bahasa pengantar naskah, tentukan seksi jurnal (misal: Original Research Article atau Review Article), centang seluruh pernyataan kepatuhan pengiriman (syarat orisinalitas, ketiadaan plagiarisme, kesesuaian format), dan tambahkan catatan singkat untuk dewan editor jika diperlukan.
- Langkah 2 – Mengunggah Komponen Naskah (Upload Submission): Pilih jenis berkas (Article Component: Article Text), lalu unggah berkas naskah Anda. Sistem akan memvalidasi nama file sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
- Langkah 3 – Memasukkan Metadata Naskah (Enter Metadata): Ini adalah tahapan paling krusial. Masukkan judul artikel, abstrak dalam bahasa Inggris dan bahasa Indonesia, serta kata kunci pencarian. Tambahkan seluruh nama rekan penulis (Co-Authors) secara berurutan beserta afiliasi kampus dan alamat email aktif masing-masing. Tentukan siapa yang bertindak sebagai penulis korespondensi (*Corresponding Author*).
- Langkah 4 – Mengunggah Berkas Pendukung (Upload Supplementary Files): Unggah berkas tambahan seperti data analisis statistik mentah, instrumen angket, atau hasil pengecekan Turnitin pada tahap ini.
- Langkah 5 – Konfirmasi Pengajuan (Confirmation): Periksa kembali ringkasan seluruh data yang telah dimasukkan. Jika sudah tepat, klik tombol Finish Submission.
Memahami Istilah Status Naskah Pasca Submisi
Setelah naskah terkirim, Anda dapat memantau perkembangan naskah secara berkala pada dasbor OJS Anda. Beberapa status yang umum muncul adalah:
- Submission / Awaiting Assignment: Naskah baru masuk ke sistem dan menunggu editor penanggung jawab (Section Editor) ditugaskan oleh pimpinan redaksi.
- In Review / Under Review: Naskah telah melewati pengecekan awal editor dan sedang ditelaah oleh mitra bestari (reviewer eksternal).
- Revision Required: Penulis diminta melakukan perbaikan berdasarkan evaluasi reviewer dan mengunggah kembali naskah revisi ke tab Review Discussions atau Revisions.
- In Editing / Copyediting: Naskah telah resmi diterima (Accepted) dan sedang dalam proses penyuntingan tata bahasa serta penataan tata letak (*layouting*).
- Scheduled for Publication / Production: Naskah telah siap dalam format PDF final dan dijadwalkan terbit pada volume dan nomor edisi tertentu.
Etika Berkomunikasi dengan Editor Jurnal Melalui OJS
Sistem OJS menyediakan kanal pesan terintegrasi yang mencatat seluruh riwayat percakapan antara penulis dan dewan redaksi. Saat menggunakan fitur ini, hindari mengirimkan pesan berulang-ulang dalam waktu singkat yang dapat mengganggu konsentrasi kerja editor. Jika naskah Anda telah berada dalam status Under Review selama lebih dari dua bulan, Anda dapat mengirimkan pesan peninjauan status (status inquiry) dengan bahasa yang sangat sopan dan profesional.
Cantumkan selalu nomor identitas pengiriman naskah (Article ID) di awal subjek pesan agar editor yang menangani ratusan naskah dapat langsung membuka berkas Anda tanpa kebingungan. Hargai waktu para editor dan reviewer yang sebagian besar bekerja secara sukarela (pro bono) demi kemajuan komunitas ilmiah.
Menghindari Kesalahan Fatal Saat Mengunggah Revisi di OJS 3
Ketika naskah Anda mendapatkan keputusan revisi (Revision Required), jangan pernah membuat pengajuan naskah baru dari awal (New Submission) di dasbor OJS Anda. Kesalahan ini sering dilakukan penulis pemula dan berakibat pada naskah dianggap sebagai duplikasi baru yang mengulang antrean dari nol. Naskah perbaikan wajib diunggah pada halaman pengajuan yang sama, tepatnya pada kolom Revisions di bawah tab Review, disertai pengunggahan berkas Response to Reviewers pada menu diskusi telaah.
Pengisian Data ORCID iD dan Afiliasi Resmi pada Metadata OJS
Saat memasukkan metadata pengarang di Langkah 3 sistem OJS, pastikan Anda menghubungkan akun dengan nomor ORCID iD (Open Researcher and Contributor ID). ORCID adalah kode identitas digital unik 16 digit yang membedakan Anda dari peneliti lain yang memiliki nama serupa di seluruh dunia. Sebagian besar jurnal bereputasi SINTA dan Scopus kini mewajibkan otentikasi ORCID bagi penulis korespondensi.
Selain itu, penulisan nama afiliasi perguruan tinggi wajib mengikuti standar penulisan resmi yang terdaftar di pangkalan data PDDIKTI (misalnya: Universitas Islam An Nur Lampung, Indonesia). Kesalahan penulisan nama kampus pada metadata OJS akan berakibat pada artikel Anda tidak tercatat pada profil institusi di portal SINTA, yang merugikan skor pemeringkatan kampus asal Anda.
Kesimpulan
Sistem OJS dirancang untuk menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam dunia publikasi ilmiah. Dengan memahami alur kerja submisi dan disiplin memantau status naskah di dasbor OJS, Anda dapat merespons setiap permintaan dewan redaksi secara tepat waktu hingga artikel Anda sukses terbit secara resmi.
