Bagian administrasi merupakan tulang punggung operasional perusahaan, memastikan kelancaran aktivitas sehari-hari. Namun, pekerjaan di bidang ini seringkali dipandang sebelah mata, dianggap hanya berkutat pada tugas-tugas klerikal. Padahal, cakupan tugasnya jauh lebih luas dan beragam, menuntut keterampilan serta pengetahuan yang spesifik.
Ragam Pekerjaan Administrasi
1. Administrator Umum:
Bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif umum seperti:
- Pengelolaan dokumen: Menangani surat masuk dan keluar, mengarsipkan dokumen, membuat laporan, dan memastikan ketersediaan dokumen penting.
- Pengelolaan data: Memasukkan data ke dalam sistem, memperbarui basis data, dan menghasilkan laporan berdasarkan data yang ada.
- Komunikasi: Menjawab telepon, menerima tamu, mengelola email, dan memfasilitasi komunikasi internal maupun eksternal.
- Pengadaan: Melakukan pembelian perlengkapan kantor, mengelola inventaris, dan memastikan ketersediaan barang yang dibutuhkan.
2. Administrator Keuangan:
Fokus pada pengelolaan keuangan perusahaan, meliputi:
- Pembukuan: Mencatat transaksi keuangan, membuat jurnal, dan menyusun laporan keuangan.
- Penagihan: Mengelola faktur, mengirimkan tagihan, dan memantau pembayaran dari klien.
- Penggajian: Menghitung gaji karyawan, memproses pembayaran gaji, dan mengelola pajak penghasilan.
- Anggaran: Menyusun anggaran perusahaan, memantau pengeluaran, dan memberikan laporan keuangan kepada manajemen.
3. Administrator Personalia:
Menangani masalah kepegawaian, seperti:
- Rekrutmen: Memposting lowongan kerja, menyaring pelamar, melakukan wawancara, dan mengurus proses onboarding karyawan baru.
- Pelatihan dan pengembangan: Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan, menyelenggarakan program pelatihan, dan mengevaluasi efektivitasnya.
- Administrasi kepegawaian: Mengelola data karyawan, mengurus asuransi kesehatan, memproses klaim, dan mengelola cuti.
- Hubungan industrial: Menangani masalah ketenagakerjaan, memfasilitasi komunikasi antara karyawan dan manajemen, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan.
4. Administrator Eksekutif:
Memberikan dukungan administratif kepada eksekutif tingkat atas, seperti:
- Manajemen agenda: Mengatur jadwal pertemuan, mengatur perjalanan dinas, dan mengelola korespondensi.
- Persiapan rapat: Menyiapkan materi rapat, membuat notulen rapat, dan menindaklanjuti hasil rapat.
- Riset: Melakukan riset untuk mendukung pengambilan keputusan eksekutif, menyusun laporan, dan memberikan rekomendasi.
- Hubungan masyarakat: Membangun dan memelihara hubungan baik dengan pihak eksternal, seperti klien, mitra bisnis, dan media.
Kesimpulan
Pekerjaan di bagian administrasi sangatlah beragam dan vital bagi kelangsungan operasional perusahaan. Dibutuhkan individu yang memiliki keterampilan organisasi, komunikasi, pemecahan masalah, dan kemampuan beradaptasi dengan teknologi. Jika Anda tertarik dengan dunia administrasi, jangan ragu untuk menjelajahi berbagai peluang yang ada dan mengembangkan diri Anda di bidang ini.