Surat Dinas: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Daftar Isi:

Surat dinas adalah salah satu jenis surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi, lembaga, atau perusahaan untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan. Surat dinas memiliki karakter legal dan formal, sehingga harus ditulis dengan bahasa yang baku, sopan, dan sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Surat dinas juga memiliki kedudukan hukum yang cukup kuat sebagai rujukan untuk berbagai kasus perdata. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut tentang pengertian, jenis, fungsi, dan cara membuat surat dinas yang baik dan benar.

Pengertian Surat Dinas

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat dinas adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya¹. Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, surat dinas sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal².

Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain³. Surat dinas dapat berupa pemberian izin melakukan sesuatu, pengumuman, penugasan, permohonan, keputusan, dan sebagainya.

Jenis Surat Dinas

Surat dinas dapat dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan tujuan dan fungsinya, sifat keamanannya, dan tingkat penyelesaiannya. Berikut adalah penjelasan singkat tentang masing-masing jenis surat dinas:

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Tujuan dan Fungsi

Surat Undangan: surat dinas yang berisi ajakan atau permintaan kepada pihak tertentu untuk menghadiri suatu acara atau rapat resmi yang diselenggarakan oleh instansi atau lembaga pengirim.
Surat Edaran: surat dinas yang berisi informasi penting yang ditujukan kepada sejumlah pihak yang terkait dengan instansi atau lembaga pengirim. Surat edaran biasanya berisi tentang kebijakan, program, atau himbauan yang harus dipatuhi atau dilaksanakan oleh penerima.
Surat Perintah: surat dinas yang berisi perintah atau instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas atau tanggung jawab tertentu. Surat perintah harus jelas, tegas, dan tidak menimbulkan keraguan bagi penerima.
Surat Instruksi: surat dinas yang berisi arahan atau petunjuk dari atasan kepada bawahan tentang cara melaksanakan suatu tugas atau tanggung jawab tertentu. Surat instruksi biasanya berisi langkah-langkah, prosedur, atau mekanisme yang harus diikuti oleh penerima.
Surat Tugas: surat dinas yang berisi penugasan atau delegasi wewenang dari atasan kepada bawahan untuk melaksanakan suatu tugas atau tanggung jawab tertentu. Surat tugas biasanya berisi tujuan, waktu, tempat, dan sumber daya yang dibutuhkan oleh penerima.
Surat Permohonan: surat dinas yang berisi permintaan atau usulan dari pihak pengirim kepada pihak penerima untuk mendapatkan suatu hal yang dibutuhkan atau diinginkan. Surat permohonan harus sopan, jelas, dan berisi alasan yang kuat untuk mendukung permintaan atau usulan tersebut.
Surat Perjalanan Dinas: surat dinas yang berisi keterangan atau persetujuan dari atasan kepada bawahan untuk melakukan perjalanan dinas ke suatu tempat tertentu. Surat perjalanan dinas biasanya berisi tujuan, waktu, tempat, biaya, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas tersebut.
Surat Keputusan: surat dinas yang berisi keputusan atau penetapan dari atasan atau pimpinan tentang suatu hal yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan. Surat keputusan biasanya berisi dasar hukum, pertimbangan, dan amanat yang harus dilaksanakan oleh pihak yang terkait.

Jenis Surat Dinas Berdasarkan Sifat Keamanannya

Surat Sangat Rahasia: surat dinas yang berisi informasi yang sangat penting dan sensitif yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berwenang. Surat sangat rahasia harus disimpan dengan baik dan tidak boleh dibocorkan kepada pihak lain.
Surat Rahasia: surat dinas yang berisi informasi yang penting dan sensitif yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan. Surat rahasia harus disimpan dengan baik dan tidak boleh dibocorkan kepada pihak lain tanpa izin dari pengirim.
Surat Terbatas: surat dinas yang berisi informasi yang tidak bersifat umum dan hanya boleh diketahui oleh pihak yang ditunjuk. Surat terbatas harus disimpan dengan baik dan tidak boleh disebarluaskan kepada pihak lain tanpa izin dari pengirim.
Surat Biasa: surat dinas yang berisi informasi yang bersifat umum dan tidak memerlukan perlindungan khusus. Surat biasa dapat disimpan dan disebarluaskan kepada pihak lain sesuai dengan kebutuhan.

Jenis Surat Dinas Menurut Tingkat Penyelesaian

Surat Dinas Keluar: surat dinas yang dikeluarkan oleh instansi atau lembaga pengirim kepada pihak luar yang menjadi tujuan surat. Surat dinas keluar biasanya berisi informasi, permintaan, penugasan, atau keputusan yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan.
Surat Dinas Masuk: surat dinas yang diterima oleh instansi atau lembaga penerima dari pihak luar yang menjadi pengirim surat. Surat dinas masuk biasanya berisi informasi, permintaan, penugasan, atau keputusan yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan.
Surat Dinas Internal: surat dinas yang beredar di dalam instansi atau lembaga pengirim dan penerima. Surat dinas internal biasanya berisi informasi, permintaan, penugasan, atau keputusan yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan di dalam instansi atau lembaga tersebut.

Fungsi Surat Dinas

Surat dinas memiliki beberapa fungsi penting dalam kegiatan kedinasan, di antaranya adalah:

Sebagai alat komunikasi resmi antara instansi atau lembaga dengan pihak lain yang terkait dengan kegiatan kedinasan.
Sebagai alat koordinasi dan kerjasama antara instansi atau lembaga dengan pihak lain yang terkait dengan kegiatan kedinasan.
Sebagai alat pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada pihak lain yang terkait dengan kegiatan kedinasan.
Sebagai alat pertanggungjawaban dan penilaian terhadap hasil kerja dan kinerja yang dicapai oleh pihak lain yang terkait dengan kegiatan kedinasan.
Sebagai alat bukti dan rujukan hukum terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan kedinasan.

Cara Membuat Surat Dinas

Untuk membuat surat dinas yang baik dan benar, kita harus memperhatikan beberapa hal, di antaranya adalah:

Menentukan jenis, tujuan, dan sifat surat dinas yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan dan situasi.
Menggunakan kop surat yang sesuai dengan instansi atau lembaga pengirim surat. Kop surat biasanya berisi logo, nama, alamat, nomor telepon, dan email dari instansi atau lembaga pengirim.
Menuliskan nomor surat yang unik dan baku sesuai dengan format yang ditetapkan oleh instansi atau lembaga pengirim. Nomor surat biasanya berisi kode instansi atau lembaga, kode surat, nomor urut, dan tahun pembuatan surat.

Menuliskan tanggal surat yang sesuai dengan hari, bulan, dan tahun pembuatan surat. Tanggal surat biasanya ditulis di sebelah kanan kop surat, di bawah nomor surat.
Menuliskan lampiran surat jika ada. Lampiran surat adalah dokumen atau berkas tambahan yang disertakan bersama surat dinas untuk mendukung isi surat. Lampiran surat biasanya ditulis di sebelah kiri kop surat, di bawah tanggal surat, dengan format Lampiran: (jumlah) (jenis) (nomor).
Menuliskan hal atau perihal surat yang mencerminkan pokok persoalan atau tujuan surat. Hal atau perihal surat biasanya ditulis di tengah-tengah kop surat, di bawah lampiran surat, dengan format Hal: (isi).
Menuliskan alamat atau nama penerima surat yang sesuai dengan instansi atau lembaga tujuan surat. Alamat atau nama penerima surat biasanya ditulis di sebelah kiri bawah kop surat, dengan format Kepada: (nama instansi atau lembaga) (alamat).
Menuliskan salam pembuka surat yang sopan dan sesuai dengan etika penulisan surat resmi. Salam pembuka surat biasanya ditulis di sebelah kiri bawah alamat atau nama penerima surat, dengan format Dengan hormat, atau Yth. (nama jabatan atau pangkat penerima surat).
Menuliskan isi surat yang jelas, singkat, dan padat sesuai dengan tujuan dan jenis surat dinas yang dibuat. Isi surat biasanya terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Pembuka berisi pengantar atau latar belakang surat. Isi berisi pokok-pokok persoalan atau tujuan surat. Penutup berisi kesimpulan, harapan, atau tindak lanjut surat.
Menuliskan salam penutup surat yang sopan dan sesuai dengan etika penulisan surat resmi. Salam penutup surat biasanya ditulis di sebelah kanan bawah isi surat, dengan format Hormat kami, atau Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Menuliskan nama dan jabatan pengirim surat yang sesuai dengan instansi atau lembaga pengirim surat. Nama dan jabatan pengirim surat biasanya ditulis di sebelah kanan bawah salam penutup surat, dengan format (nama jabatan) (nama pengirim).
Menuliskan tanda tangan pengirim surat di atas nama dan jabatan pengirim surat. Tanda tangan pengirim surat adalah bukti otentikasi dan verifikasi surat dinas yang dibuat.
Menuliskan tembusan surat jika ada. Tembusan surat adalah pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi surat dinas yang dibuat. Tembusan surat biasanya ditulis di sebelah kiri bawah nama dan jabatan pengirim surat, dengan format Tembusan: (nama instansi atau lembaga) (nama jabatan atau pangkat).